議事録の書き方：決定事項・担当者・期限の3点が伝わるテンプレートとAI活用法

議事録で最初に確定すべきなのは、何を決めたか、誰がいつまでに何をするか、何が未決かの3点です。発言を順番に書き写す必要はありません。以下のひな型と完成例を使えば、欠席者にも結果が伝わる形へ整理できます。

最初に議題と作成者を決めます。会議中は発言を逐一書き留めるのではなく、結論を記録してください。配布前に決定事項を明確な文に整え、アクションアイテムを 担当者＋動詞＋成果物＋期限 で書き、答えが出なかった論点を別欄にまとめます。

入力のため議論に参加できないなら、参加者へ伝えて録音します。文字起こしが詳細を残し、AIが最初の構成を作り、作成者が事実を確かめて確定版を送ります。部門会議でも週次プロジェクト会議でも、基本は同じです。

欠席者が、何が変わり、誰がいつまでに何を行い、何が未定かをすぐ理解できる議事録を目指します。

議事録は何のために作り、メモや文字起こしとどう違いますか？

議事録は決定、約束、未決事項を共有する記録で、メモは個人の思考を助け、文字起こしは会話を時系列で保存します。

「美咲さんが延期を尋ね、健太さんが経理の再確認が必要と答えた」は議論です。「決定：経理が9月4日までに修正版を承認することを条件に、9月15日の公開を維持する」なら行動に使えます。

個人メモには感想も書けますが、共有する議事録は中立にします。誰が納得していないように見えたかではなく、何を決めたかを書きます。意見の相違が結論に影響した場合は、人を評価せず論点と解決だけを残します。

議事録に必ず入れる項目は何ですか？

会議情報、出席者、議題ごとの結果、決定事項、アクションアイテム、未決事項、次回日程を入れ、特に決定、担当／期限、未決の問いを確認します。

• 会議名、日時、場所または接続先
• 議長、作成者、出席者、欠席者
• 話した順序に沿った議題
• 完結した文で書く決定事項
• 担当者1人と期限があるアクションアイテム
• リスク、依存事項、保留した問い
• 次回会議と修正期限

Atlassianが2024年に知識労働者5,000人を調査したところ、54％が次の行動を明確にできないまま会議を終えたと答えました。説明を長くするより、担当者と日付を一目で確認できる表を置きます。

標準的な議事録の形式はどうなっていますか？

一般的な形式は、会議名、日時、場所、出席者、議題、決定事項、アクションアイテム、未決事項、次回日程の順です。

議事録

会議名：
日時：
場所／接続先：
議長：
作成者：
出席者：
欠席者：

1．議題
議論の要約：
決定事項：
アクションアイテム：[担当者]が[期限]までに[動詞＋成果物]を完了する。

2．議題
議論の要約：
決定事項：
アクションアイテム：

未決事項／持ち越し：
・

次回会議：
修正期限：

取締役会や正式な委員会では、定足数、前回議事録の承認、利益相反、議案、提案者、採決結果など、規程が求める項目を追加します。通常の週次確認に不要な欄まで増やす必要はありません。

原本は1つにし、権限管理と変更履歴を使います。参加者がそれぞれ「最終版」という別ファイルを持つ状態を避けてください。

完成した議事録の例はどのようなものですか？

次の例は、40分の製品ローンチ会議を、決定事項、アクションアイテム、未決事項に整理したものです。

青葉プロダクト公開週次会議 議事録

日時：2026年8月28日 10:00–10:40
場所：第3会議室＋オンライン
議長：田中彩／製品責任者
作成者：高橋直人／プログラム運営
出席者：田中彩、佐藤美咲、鈴木健太、山本理奈、高橋直人
欠席者：伊藤俊介

1．公開日と製品準備
議論の要約：開発は9月2日に社内テスト版を出す予定。
カスタマーサクセスはヘルプ内容の確認に3営業日必要。
決定事項：公開日を2026年9月15日のまま維持する。
アクションアイテム：山本理奈が9月2日17:00までに社内テストグループへ
リリース候補版を公開する。

2．予算
議論の要約：広告見積もりの変更で、現在の予測は予算を8％超過。
経理は新しいチャネル配分を求めた。
決定事項：総額は変えず、印刷分を検索広告へ移す。経理承認を条件とする。
アクションアイテム：佐藤美咲が9月4日12:00までに修正版予算とチャネル配分を
経理へ送る。

3．公開時のサポート
議論の要約：平日の体制は確定。週末担当と緊急連絡先は未定。
決定事項：9月15–19日は延長対応。週末分は人員確認後に決める。
アクションアイテム：鈴木健太が9月7日までに氏名入り当番表と緊急連絡経路を配布する。

未決事項：
・経理は新しいチャネル配分を承認するか。
  担当：佐藤美咲／回答期限：9月5日
・9月19–20日の担当は誰か。
  担当：鈴木健太／回答期限：9月7日

次回会議：2026年9月8日 10:00
修正期限：2026年8月29日 17:00

分単位の会話、採用されなかったすべての案、作成者の評価は除いています。8％という数字は予算判断の理由なので残します。条件付きの決定は条件も書き、未決なら「未決定。9月8日に費用案2つを再検討」と明記します。

実行につながるアクションアイテムはどう書きますか？

各アクションアイテムを ［担当者］が［期限］までに［動詞＋成果物］を完了する という1文にします。

• 修正前：「予算をフォロー。」修正後：「美咲さんが9月4日までに修正版予算を経理へ送る。」
• 修正前：「法務確認。」修正後：「洋介さんが9月6日までに録音告知文の法務承認を得る。」
• 修正前：「サイト更新。」修正後：「麻衣さんが9月9日までに承認済み価格文を検証サイトへ掲載する。」
• 修正前：「サポート案を話す。」修正後：「健太さんが9月7日までに氏名入り当番表と緊急連絡経路を配布する。」
• 修正前：「競合調査。」修正後：「井上さんが9月11日までに候補3製品の1ページ比較を判断資料へ追加する。」

「チーム」を担当者にしないでください。協力者が複数でも最終責任者は1人です。終了前に「美咲さんは4日までに予算、健太さんは7日までに当番表です。漏れや日付違いはありますか」と読み上げます。

会議中ずっと入力せずに議事録を作るにはどうしますか？

参加者に知らせて録音し、文字起こしと構造化した要約を作り、指定した作成者がAIの下書きを原文と照合します。

1. 録音することを伝え、必要な同意を得ます。不明な場合は全員に先に確認してください。会議録音の同意ガイドも参照できます。
2. Meeting.aiのモバイルアプリやブラウザーでIn-person会議を録音し、対応するオンライン会議にMeeting Botを入れるか、既存の音声・動画をアップロードします。録音とアップロードの手順を確認してください。
3. 発言者名と時刻がある文字起こしを確認します。Voice Matchは声を照合した後、話者名を付けられます。
4. AI-Powered Summaryで要点、決定事項、アクションアイテムを確認します。
5. Memoに、組織の書式に合わせた編集可能なDOCXかPDFを依頼します。
6. 人名、数字、日付、決定、担当者を検証し、人が承認した版を配布します。

AIが減らすのは議事録の入力作業であり、責任ではありません。提案を決定と誤認したり、「来週金曜」の日付を誤ったりするため、最終編集は人が担います。詳しくは録音を議事録にする方法をご覧ください。

議事録を読んでもらうには、どう共有しますか？

24時間以内に、メール本文へ決定事項とアクションアイテムを書き、全文へのリンクと1ページのVisual Noteを添えて送ります。

件名：青葉プロダクト公開会議－8月28日の決定事項とアクションアイテム

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公開日は9月15日のまま、総予算も維持します。美咲さんは9月4日までに予算、健太さんは9月7日までに当番表を担当します。明日17:00までに修正をご連絡ください。議事録全文とVisual Noteを添付しました。

Otter.aiとSteven Rogelbergが2022年に従業員632人を調査した結果、71％は質の高い会議メモが速やかに共有されれば、より多くの会議を欠席できると答えました。結果だけが必要な人は、同じ説明を聞く会議ではなく記録を読めます。

「ご意見ください」ではなく、人名、決定、期限の修正締切を指定します。正式会議では組織の承認手続きを優先してください。

議事録で避けるべきよくあるミスは何ですか？

文字起こしをそのまま貼る、担当のないアクションアイテムを残す、意見を決定と書く、配布が遅れる、複数の原本を作る、といったミスを避けます。

• 文字起こしを貼る：根拠として保管し、議事録には結果と必要な文脈だけを入れます。
• 「チームで対応」と書く：担当者1人、見える成果1つ、期限1つを決めます。
• 提案を決定と書く：承認前は「提案」「検討」「未決定」を使います。
• 1週間後に送る：参加者が誤りを覚え、行動できる24時間以内を目標にします。
• 参加者ごとに別ファイルを作る：権限と変更履歴のある原本1つを共有します。
• 未確定を隠す：未決事項に担当者と再確認日を付けます。

Meeting.aiは、同じ会議から文字起こし、AI-Powered Summary、Visual Note、編集可能な議事録の下書きを作れます。Meeting.aiで現在の利用条件を確認し、最終承認は会議の文脈と責任を理解する人が行ってください。