Google Meetの議事録をAIで作成

Google Meetの会議を準備する

Google Workspaceを使う企業では、カレンダーの予定からそのままGoogle Meetに入ることが多いはずです。ミーティングのリンクを使ってMeeting Botを会議に送りましょう。名前の似た定例会議が並んでいる場合は、リンクが正しい会議のものかを確認します。主催者が参加を承認する設定なら、ボットが入ることを事前に伝えておきます。

本題に入る前に、記録が始まっているかを確認します。参加者には録音することと議事録の用途を伝え、社内の録音ルールに従いましょう。リモートのチームでは、案件名、論点、会議で得たい結果を冒頭で共有しておくと、あとの議事録もわかりやすくなります。

決定事項に必要な文脈を声に出す

Google Meetの会議では、共有ドキュメント、画面、会話の間を議論が行き来します。重要な数字や決定事項は声に出して確認しましょう。「じゃあこれで」と言われたら、どの案のことかを明確にしてから次に進みます。

音声をもとにした記録は、言葉になった文脈がないとあとで意味が通りません。判断の根拠がグラフやスプレッドシートにある場合は、フォローアップ資料を依頼するときにその資料も渡しましょう。Meeting.aiは日本語を含む30以上の言語で、話者を識別しながら95%の精度で文字起こしします。共有前に人名と専門用語を軽く確認しておけば安心です。

欠席した同僚に役立つ議事録にする

欠席した人に必要なのは、結論とその背景です。冒頭で何を決めるための会議だったかを短く書き、決定事項、重要な制約、次のアクションを続けます。製品レビューなら、次のように分けると読みやすくなります。

• 変更することで合意した内容
• その変更が顧客にとって重要な理由
• 追加の調査が必要な論点
• 誰がいつまでに資料を更新するか

一人の意見がチームの決定として書かれていないかも確認しましょう。2つの案が残っているなら、両方を残し、何をもって決めるかを書いておきます。無理にきれいな結論にまとめるより、そのほうが次の会議で役に立ちます。

会議の内容からフォローアップ資料を作る

Meeting.aiは会議の内容から、編集できるプレゼン資料、文書、PDF、数式が生きたスプレッドシートを作成します。「合意したマイルストーンを使い、仕入先への依存を説明し、予算の論点は未決のまま残して」のように具体的に依頼し、日付や約束が会議の内容と一致しているかを確認してから共有します。

全体像をすぐに伝えたいときは、1枚にまとまったVisual Noteが便利です。次回の会議は未完了のアクションから始め、過去の経緯はMeeting.aiに質問すれば、出典の会議へのリンク付きで確認できます。次の打ち合わせが会議室なら、スマホアプリで録音しましょう。