Microsoft Teams会議の議事録をAIで作成

主催者と会議の設定を確認する

Microsoft Teamsの会議にMeeting Botを送り、正しい会議に参加したかを確認します。情報システム部門が管理している環境では、外部の参加者やボットの入室を主催者が承認する必要があったり、許可される録音方法が決まっていたりします。アジェンダに入る前に確認しておきましょう。

参加者には録音することと議事録の用途を伝えます。プロジェクト会議、取引先との打ち合わせ、人事に関わる会議では、共有範囲が異なります。要約を誰に送り、文字起こし全文を誰が見られるのかを決めておきましょう。

Meeting.aiのボットはMicrosoft Teams、Zoom、Google Meetに対応しています。会議室での打ち合わせはスマホアプリやブラウザで録音でき、音声や動画のアップロードにも対応しています。

会議中に決定事項をはっきり言葉にする

Teams会議では、複数の案件、共有ファイル、チャットのやり取りが行き来しがちです。案件名と検討中の論点を口に出し、次の話題に移る前に結論を明確にしましょう。修正版の提案書を送ると決まったら、担当者、送付先、期限まで確認します。

Meeting.aiは日本語を含む30以上の言語で、話者を識別しながら95%の精度で文字起こしします。共有前に人名、略語、金額、日付をひと通り確認すれば、記録の正確さが保てます。

共有用の要約と正式な議事録を分ける

要約は同僚が状況をつかむためのもの、正式な議事録は出席者、決定事項、承認の手続きを含む記録です。回覧する前に、どちらが必要かを決めましょう。下書きの要約を承認済みの記録と混同しないことが大切です。

書式の出発点が必要なら、議事録テンプレートを使ってください。担当者は、本人が引き受けた場合にだけ記入します。

確認した議事録から資料を作る

Meeting.aiは会議の内容から、編集できるPowerPointの資料、Wordの文書、PDF、数式が生きたExcelのスプレッドシートを作成します。ステアリング会議のあとならマイルストーン、リスク、判断が必要な事項をまとめた短い資料を依頼できます。すべての会議には1枚のVisual Noteも付きます。

次回の会議は未完了のアクションから始めましょう。過去の決定事項はMeeting.aiに質問すれば、出典の会議へのリンク付きで確認できます。