対面の会議をスマホで録音して議事録に

部屋と参加者の準備をする

日本の職場では、会議室での打ち合わせ、客先訪問、面談など、対面の会議がいまも数多くあります。録音することとその目的を参加者に伝え、組織の録音ルールに従いましょう。取引先や応募者、社外秘の情報が含まれる会議では、議事録を誰に共有するかを先に決めておきます。

会議が始まる前にスマホでMeeting.aiを開き、録音の準備を確認します。バッテリーの残量にも注意しましょう。長いテーブルの端にスマホを置くと、近くの人の声ははっきり録れても、反対側の人の声は遠くなりがちです。

向かいの席の人に普段の声量でひと言話してもらい、聞き取れるか確認しましょう。声が遠い、雑音が大きいと感じたら、スマホの位置を変えます。会議のあとで録音が弱かったと気づくより、ずっと確実です。

あとから読んでもわかる会話を残す

冒頭で会議の目的と主な議題を述べ、議論が白熱したら一人ずつ話すよう促します。結論が出たら、担当者と期限とあわせて声に出して確認しましょう。

Meeting.aiは日本語を含む30以上の言語で、話者を識別しながら文字起こしします。対面の録音には、割り込み、マイクから顔をそらした発言、隣同士の雑談などが入りやすいので、そうした部分は丁寧に確認しましょう。ホワイトボードを指して「2番目の案で」と言った場合は、その内容を言葉にしておくと、その場にいなかった人にも伝わります。

録音後に議事録を確認する

議論の記憶が新しいうちに要約を読み、決定事項とToDoから確認します。期限が合意されたのか、担当者が引き受けたのか、未解決の論点が残っているかを見ましょう。定例会議なら、次の確認リストが便利です。

1. 会議の目的と出席者
2. 人名、数字、日付
3. 決定事項と検討中の案の区別
4. 担当者と期限
5. 確認済みの版を対象者に共有

会議室での議論を仕事につなげる

Meeting.aiは会議の内容から、編集できるプレゼン資料、文書、PDF、数式が生きたスプレッドシートを作成します。合意した範囲にもとづく提案書、上長向けの進捗報告、議論した数字を使った予算表など、具体的な成果物を依頼しましょう。計算と約束は、送付前に必ず確認します。すべての会議には、議論を1枚にまとめたVisual Noteも付きます。

普段の使い方に合った録音方法を選ぶ

スマホでの録音は、会議室、面談、外出先での打ち合わせなど、いつもスマホを持っている場面に向いています。オンライン会議では、Meeting BotがZoom、Google Meet、Microsoft Teamsに参加します。重要な会議の前に、いつもの部屋と話し方で一度試してみてください。