Zoom会議の議事録をAIで作成

会議の前に記録の準備をする

ZoomのミーティングURLにMeeting Botを送り、正しい会議に参加したかを確認します。ホストが待機室で入室を管理している場合は、事前に伝えておきましょう。会議に入れないままのボットは議論を記録できないため、本題に入る前に参加を確認するのが確実です。

参加者には録音することと議事録の用途を伝え、社内ルールと主催者の方針に従います。取引先との商談では、議事録を誰に共有するかを先に決めておきましょう。会議の目的を冒頭で述べておくと、議論が追いやすくなり、あとで議事録を見直す基準にもなります。

ボットを入れたくない会議では、ノートPCでいつも通りZoomに参加して通話音声をスピーカーで流し、Meeting.aiアプリを開いたスマホをノートPCの横に置けば録音できます。

あとで見直しやすい話し方をする

AIは発言を残せますが、重要な点を言葉にしておくとさらに確実です。結論が出たらその場で声に出し、次の話題に移る前に担当者と期限を確認しましょう。期限が未確定なら、そのことも伝えます。

「佐藤さんが木曜日に修正版の見積もりを送る」は、「あれは早めに出しておきます」よりもずっとToDoにしやすい表現です。Meeting.aiは日本語を含む30以上の言語で、話者を識別しながら文字起こしします。人名、製品名、数字は共有前に確認しておきましょう。

議事録は役立つ順に読む

まず結論を確認し、次にToDo、細部が気になるときは文字起こしを見ます。共有前には、次の点をチェックしましょう。

1. 会議の目的と結論が書かれているか
2. 決定事項と提案が分かれているか
3. 各アクションの担当者は正しいか
4. 日付と金額は正しいか
5. 未解決の論点が残っているか

確認済みの短い議事録のほうが、話題をすべて並べた長いリストよりも使いやすいものです。文字起こし全文は、詳細が必要な人のための補足として残しておきましょう。

会議を、使える資料に変える

Zoomでの企画会議や商談のあとには、提案書、上長への報告、次回の会議用の資料が必要になることがよくあります。Meeting.aiは会議の内容から、編集できる文書、PowerPointの資料、PDF、スプレッドシートを下書きします。「合意したマイルストーンで進捗報告を作り、未確定の費用は別のセクションに」のように、読み手と作業を具体的に伝えましょう。

すべての会議には、議論を1枚にまとめたVisual Noteも付きます。次回の会議は未完了のアクションから始め、過去の決定事項はMeeting.aiに質問すれば、出典の会議へのリンク付きで確認できます。対面の打ち合わせもスマホアプリで録音できるので、Web会議と同じ流れで記録を残せます。