議事録テンプレート

コピーして使える議事録テンプレート

下の枠内の文章を選択して文書にコピーし、［ ］の部分を書き換えてください。決定事項やアクションが複数あれば行を増やし、不要な項目は削除します。

議事録

会議名：［会議の名称と目的］
日時：［年月日、開始・終了時刻］
場所：［会議室名またはWeb会議ツール］
議長・司会：［氏名］
記録者：［氏名］
出席者：［氏名・所属］
欠席者：［氏名（該当する場合）］
状態：［下書き／確認済み／承認済み］

1. 前回のアクションの確認
内容：［タスク］
担当者：［氏名］
状況：［完了／対応中／保留］
報告：［変わったこと］

2. 議題：［テーマ］
議論の概要：［事実を簡潔に］
決定事項：［合意した内容、または「決定なし」］
理由・条件：［関連する背景］
未解決の論点：［まだ答えが必要なこと］

3. アクション（宿題）
内容：［具体的な次の作業］
担当者：［氏名、または未定］
期限：［日付、または要確認］
前提条件：［先に必要なこと］

4. 次回の会議
日時：［詳細、または要確認］
議題案：［持ち越しの項目］

5. 確認・承認
確認者：［氏名］
修正内容：［変更点］
承認日：［必要な場合］

決定事項は、それだけで意味が通るように書く

読み手が会話全体をたどらなくても理解できるよう、対象と合意した結果を書きます。次の行動を左右する条件があれば、それも含めます。「経理が予算を確認したうえで進める」と「承認」は別物です。案を議論しただけなら「決定なし」と書き、何の情報が必要かを添えましょう。

取締役会のように、決議や採決の記録が求められる会議では、必要な項目をテンプレートに追加してください。このテンプレートは日常の業務会議向けの出発点であり、組織が定める手続きの代わりではありません。

アクションは具体的に書く

「予算を見ておく」では範囲が広すぎます。「修正した予算の前提をプロジェクトリーダーに送る」なら、担当者がすぐに動けます。

話題に触れただけの人を担当者にしないよう、担当はその場で確認しましょう。

録音から議事録の下書きを作る

Meeting.aiはスマホやブラウザで対面の会議を録音でき、Meeting BotがZoom、Google Meet、Microsoft Teamsに参加します。録音済みのファイルもアップロードできます。議題ごとに整理し、決定事項と未解決の論点を分け、担当者が未定のアクションも残すよう依頼すれば、編集できるWordの文書やPDFで下書きを確認できます。

回覧の前に確認する

出席者名、日付、金額、決定事項、担当者を確認し、あいまいな点は文字起こしと照らし合わせて議長や出席者に確かめます。確認が終わるまでは「下書き」と明記し、承認後に回覧しましょう。未完了のアクションは次回のアジェンダに引き継ぎます。