議事録の自動作成はAIに任せる

文字起こし・議事メモ・議事録の役割を分ける

文字起こしは「誰が何を言ったか」、議事メモは「何を知っておくべきか」、議事録は「会議で何が決まったか」に答えます。3つとも必要になることはありますが、同じ形にする必要はありません。会話をすべて貼り付けると、肝心の決定事項が埋もれてしまいます。

議事録の冒頭には、会議の目的と結論を書きます。欠席した人が最初の数行を読めば、なぜ重要なのかがわかる構成が理想です。定例会議なら短い進捗と3つの決定事項、ToDoの表。ヒアリングなら発言の詳細を厚めに。会議の性質に合わせて形を変えましょう。

残したい会話をきちんと録音する

対面の会議はMeeting.aiのスマホアプリかブラウザで録音します。Zoom、Google Meet、Microsoft TeamsにはMeeting Botが参加し、既存の音声や動画はアップロードできます。日本語を含む30以上の言語で、話者を識別しながら文字起こしします。

録音の品質は議事録の品質に直結します。聞き取れなかった発言は、AIでも復元できません。会議室ではスマホを参加者の近くに置き、Web会議ではボットが入室できたかを本題の前に確認しておきましょう。

録音は会議の準備の一部として扱います。何を記録し、議事録を誰に共有するのかを最初に伝え、社内の録音ルールに従いましょう。発言が重なると聞き取りにくくなるため、一人が話し終えてから次の人が話すよう促すのも効果的です。

体裁を整える前に、決定事項を確認する

日付、予算、人名、範囲、約束といった、誰かの仕事に影響する事実から確認します。2つの案を議論しただけで決まっていない場合は、「未決定」と明記します。「来週」や「例の資料」のような表現は、具体的な日付や資料名に置き換えましょう。

確認した議事録を次の仕事に渡す

議事録が固まったら、会議で必要になった成果物の下書きに使います。企画会議のあとは提案書、予算会議のあとは数式入りのスプレッドシート、商談のあとは合意した次のステップをまとめた短い資料です。「今日の決定事項をもとに、役員向けに2ページの報告書を作成し、未確定の費用は別に記載して」のように、読み手と目的を具体的に伝えると精度が上がります。

全体を1枚で伝えたいときは、Visual Noteが便利です。次回の会議では、未完了のアクションと未解決の論点から始めましょう。Meeting.aiに過去の会議について質問すれば、出典となった会議へのリンク付きで答えが返ってきます。