会议分成多条主题时用思维导图，沿着步骤、依赖或交换条件推进时用流程图或时间线，只需要一眼看清最终结果时用信息图。
图的结构应跟随真实对话，不要只看日历标题。同样叫“项目会”，如果讨论在多条工作线之间跳转，思维导图更清楚；如果大部分时间用于确定发布顺序，时间线才准确。
视觉摘要应该有意省略。精确决策原文、反对意见、责任人、期限和敏感背景，需要保留在文字摘要与转写稿。图是回到会议的快速入口，不是完整记录。
先说清读者需要看懂哪种关系，合适的格式就会更明确。
会议视觉摘要的三种基本形状
| 格式 | 擅长呈现 | 容易隐藏 | 常见会议 |
|---|---|---|---|
| 思维导图 | 主题、子主题、工作线和观点分组 | 发言顺序、严格流程和长篇条件 | 客户访谈、设计评审、工作坊 |
| 信息图 | 决策、关键数字、主题、责任人和一页结果 | 争论过程、依赖关系和详细例外 | 站会、全员会、复盘会 |
| 流程图或时间线 | 阶段、交接、取舍、审批和下一步 | 不在主路径上的旁支讨论 | 项目规划、商务谈判、合同评审 |
思维导图负责分组，信息图负责突出重点，流程图负责排序。每种格式都会让一种关系更明显，也会隐藏另一种内容，因此不能只选最漂亮的模板。
如何判断格式
- 讨论是否分成主题或工作线？ 选思维导图。
- 是否沿步骤、依赖、立场或交换条件推进？ 选流程图或时间线。
- 读者最需要记住的是结论吗？ 选信息图。
两个答案都成立时，先确定读者。执行团队可能需要时间线，业务负责人只需要结果面板。只有一张回答“决定了什么”、另一张回答“工作接下来怎样推进”时，两张图才各有价值。
12类常见会议分别适合什么图？
1. 每日站会
用紧凑信息图或决策清单。按人或工作线显示当前优先级、卡点、责任人和交接；技术细节留在文字中。没有变化、卡点和决定时，一段文本足够，不要因为发言人多就画大型思维导图。
2. 迭代规划
已排定工作顺序用时间线，主要拆分工作线用思维导图。图上标出里程碑、依赖、责任边界和解除卡点的先后。工时估算、验收条件和范围争议继续写在摘要里。
3. 设计评审
涉及多个页面、用户需求和反馈主题时，用思维导图：评审对象放中心，分出有效点、待改项、未决问题和责任人。会议若沿同一条用户路径逐步检查，则改用流程图。像素级意见和批准条件保留在文字中。
4. 客户需求访谈
用思维导图区分目标、现行流程、限制条件、相关角色和成功标准。明确区分客户原话与团队推断，商业敏感信息、精确措辞和未验证假设保留在转写稿。
5. 供应商谈判
用流程图呈现双方立场、让步、决策点、前置条件和通往协议的路径。它不能替代合同；被拒绝条款、法律意见、未决表述和准确文字必须留在书面记录。
6. 预算或定价复盘
比较少量数字并做出选择时用信息图，审批受门槛和情景影响时用流程图。展示主要分类、偏差、选定方向、责任人和下次检查日期；公式、原始表格、假设与例外留在电子表格和文字里。
7. 招聘面试复盘
用按统一标准分区的受限信息图，展示证据主题、未决问题、结论和下一位责任人。面试原话、受保护信息、个人评分和敏感分歧应留在限制访问的文字文件。这类内容的权限比视觉效果重要。
8. 董事会或专项委员会
将决策面板与后续时间线结合，展示议题、正式决定、责任人和近期日期。动议、表决、决议原文、利益冲突、法律文本和批准版会议记录必须保存在正式文档。
9. 全员会
用信息图先展示核心信息，再分组呈现业务更新、决定、认可和员工下一步。完整问答、条件和政策原文放入摘要，避免把一句口号当作全部上下文。
10. 项目复盘
用主题信息图分为“有效”“受阻”“学到”“下次改变”。必要时用小流程把重复原因连接到改进实验。个人反馈、少数意见和敏感背景留在受控文字中。
11. 一对一沟通
只有内容确实分成目标、支持、反馈和后续时，才考虑私密思维导图。健康信息、薪酬、敏感评价和准确承诺不适合变成易转发的卡片。很多一对一最好的选择就是不做图。
12. 工作坊或培训
整理观点用思维导图，表现练习顺序和落地计划用时间线。图上放核心概念、支持分支、实践步骤与课后行动，完整说明、参考资料和问题保留在课程材料。需要两种图时，让每张只承担一个任务。
怎样让视觉摘要更易读？
Richard Mayer在《Multimedia Learning》中提出连贯原则：文字搭配相关图像时，移除多余装饰有助于学习。放到会议回顾中，每个图标都应说明分类或关系；如果只是填空，就删掉。
概念图有研究基础，但不等于自动生成图一定增强记忆。Schroeder等汇总142个效应量、11814名参与者，得到中等整体效果g=0.58，自己建图平均好于阅读成品。这支持主动组织关系的价值，不是对任何工具的效果承诺。
发送前依次检查：
- 决策或主要结果是否最醒目。
- 每个区域是否只承担一个观点，并有清楚标签。
- 行动旁是否有责任人，期限旁是否有日期。
- 是否删除重复背景、装饰数字和无意义图标。
- 图片内容是否与文字摘要一致。
怎样自动得到合适格式？
Meeting.ai根据会议内容生成Visual Note，并同时提供可搜索、带时间信息的转写稿和AI-Powered Summary。你可以从浏览器或手机App记录In-person会议，让Meeting Bot加入Google Meet、Zoom或Microsoft Teams，或者上传音视频与YouTube链接。
转写稿负责来源，摘要负责准确跟进，Visual Note负责整体形状。会议中途改变结构时，不要让一张图假装全程只有一条线；第二种结构可以留在摘要或另一视图中。当前流程见Visual Note说明。
什么时候不该做图？
两分钟确认、敏感一对一、人事法务记录、合同讨论等场景，如果图片只增加一层解释而不帮助行动，就直接跳过。漂亮卡片还可能比原文传播得更远。
此时把转写稿和AI-Powered Summary作为工作记录，设置正确访问权限，把Visual Note视为可选阅读。只有当图确实让一段关系更容易看懂时，它才值得存在。
