一部充好电的手机就能记录小型现场会议。把它放在讨论中心附近，远离持续噪声，打开免打扰，向每位参会人说明用途并取得同意。会后再把原音频整理成文字稿、结论、待办事项和一页Visual Note。
现场收音最怕距离和稳定噪声。手机性能不错，也无法可靠补回离得太远的轻声发言。先调整位置和会议习惯，再比较应用功能，效果通常更直接。
最稳妥的组合是一部手机、一名录音负责人、明确告知与同意，再加一段20秒收音测试。
开会前需要检查什么？
检查麦克风权限、剩余存储、电量、网络和应用是否能在断网时保存文件。会议超过一小时，最好接上充电宝。
根据现场和会后需要选择方式：
| 方式 | 会中能看到什么 | 会后怎么做 | 适合场景 |
|---|---|---|---|
| 手机会议应用 | 录音，部分应用还有实时文字和笔记 | 核对说话人和结论 | 周会、项目评审、客户沟通 |
| 笔记本浏览器 | 使用电脑麦克风录制 | 等待处理并检查结果 | 手机需要保持可用 |
| 系统录音机后上传 | 只保存本地原音频 | 上传后生成文字稿 | 网络不稳或作为备份 |
指定一名负责人完成告知、开始、查看电量和停止录音。文件名写清会议和日期，例如“8月24日渠道评审”，不要保留“新录音47”。固定会议可提前添加联系人，方便核对说话人。
手机放在哪里收音更清楚？
小型圆桌通常可以放中间，屏幕朝上，与主要说话人保持一到两米。长桌不要追求几何中心，应靠近最需要记录清楚的人。
手机不要放在空调出风口、投影仪风扇、咖啡机和电脑散热口旁。硬桌面会传导敲击和键盘振动，可以垫一本薄笔记本，但不能盖住麦克风。
参会人到齐前，请最近和最远座位分别用正常音量说一句话，然后戴耳机回放。远处声音太轻，就移动手机或调整座位。发现问题的最佳时间是开会前，不是会后。
按下录音前应该怎么说？
一次说明四件事：录什么、为什么录、谁会收到、保存多久。然后等待清楚答复。
“为了会后给大家提供准确的文字稿、结论和待办，我想录下这次会议。资料只在项目成员范围内使用，按公司规定保存。大家是否同意？”
有人拒绝或犹豫，就不要开始。可以改为人工记录，或单独确认只录非敏感环节。应用里的录音图标或参会列表中的机器人不能替代当面说明。
能否录制、如何处理个人信息、是否可以转发，是不同问题。应按会议与每位参会人的实际所在地核对隐私、个人信息、商业秘密和公司制度要求，不能只按简体中文界面推定适用地区。涉及劳动人事、医疗、法律争议、多地参会或敏感经营信息时，先查看会议录音是否合法，并咨询法务或隐私负责人。
如何用Meeting.ai录现场会议？
- 手机充电，打开免打扰。
- 进入Meeting.ai并选择In-person。
- 用项目名和日期命名会议。
- 说明录制用途并取得同意。
- 开始录音，确认声音指示有变化。
- 把手机留在测试过的位置。
- 讨论结束后停止，并核对处理结果。
实时笔记可以帮助主持人发现信息缺口。如果屏幕上只出现“发送报价”，没有负责人和日期，就当场问清楚。录音能保留已说的话，不能替参会人做出没有说过的承诺。
怎样核对说话人姓名？
说话人分离先把不同声音拆开，Voice Match再把熟悉声音和联系人对应起来。第一次见面的参会人通常仍需要手动指定姓名。
处理完成后优先检查：
- 开场自我介绍；
- 每个人单独发言的片段；
- 金额、日期和关键决议；
- 待办事项的负责人。
多人同时说话、远处小声插话和相似声音都可能导致误标。宣布结论时让一个人完整复述：“确认一下，李娜负责周五前发新版预算。”这句话既方便转写，也让现场共识更明确。
联系人设置见Contacts与Voice Match。
什么时候用系统录音机更合适？
网络不稳定、来宾不方便安装应用，或只需要先安全保存音频时，可以使用系统录音机。会后把文件上传到Meeting.ai，仍能生成带时间点的文字稿、AI-Powered Summary和Visual Note。
这种方式没有实时提示，可能到会后才发现某个待办缺负责人。优点是原文件始终在设备上，可以先回放再上传。完整流程见把录音变成会议纪要。
哪些问题最常见？
空调或设备噪声太大
先把手机移近说话人，再远离噪声源。安静房间里的普通手机，往往比嘈杂房间里的昂贵录音设备更实用。
多人同时发言
自由讨论可以自然进行，但决定、负责人和时间应由一人清楚复述。关键句越完整，会后越容易核对。
会议混用两种语言
确认应用支持两种语言。重点检查姓名、缩写、产品名和切换语言的位置，核对完成前保留原音频。
参会人超过六位
开始时请每个人报姓名，交接发言时尽量点名。手机靠近主要发言人，远处的重要结论请对方再说一遍。
需要连续录90分钟
使用充电宝，预留空间，保持应用在前台。中场休息时查看计时和声音指示，除非确实需要分段，否则不要随意停止重开。
正式议程后还有闲聊
把“停止录音”列为主持人的最后一个动作，在非正式交流开始前结束。这样既少收集无关内容，也让正式文件更容易处理。
会后能得到哪些材料？
Meeting.ai提供三种核心记录：带时间点的可检索文字稿、AI-Powered Summary和Visual Note。文字稿用于核对原话，摘要集中展示结论和待办，Visual Note让人快速看懂主题关系。
先检查姓名、结论、负责人和日期，再根据需要生成PDF纪要、可编辑的DOCX文档、PPTX演示文稿、带公式的XLSX跟进表或会后邮件。先分享短摘要和Visual Note，需要完整措辞的人再打开文字稿。
原音频要保留多久？
保留到文字稿和关键内容核对完成，并按照组织的保存制度设置期限。限制访问，不要因为存储方便就无限期保留。
删除前再次检查重要原话，发送纪要后给参会人一个纠错入口。能否单独删除原音频、可选的保存期限以及失败文件的处理方式，应以当前产品设置和组织政策为准。
现场录音是否有用，取决于开始前的安排：目的说清楚、同意拿到、声音测过，后面的自动整理才有可靠基础。
