Microsoft Teams 的 AI 會議記錄工具

先和主辦人確認會議設定

派 Meeting Bot 加入 Microsoft Teams 會議，並確認它進入的是正確的那一場。在有 IT 管理的公司裡，主辦人可能需要手動讓它入場，或說明哪些錄音方式是被允許的。請在議程開始前確認這些細節。

告訴與會者哪些內容會被記錄、會議記錄會怎麼使用。專案會議、供應商檢討和機密的人事討論，讀者與規範都不一樣。先決定誰需要看摘要、誰需要完整紀錄。

Meeting.ai 的機器人支援 Microsoft Teams、Zoom 和 Google Meet，也能用手機 App 錄下實體會議。不適合讓機器人加入時，可以把開著 Meeting.ai 的手機放在筆電旁，讓它聽見喇叭播出的會議聲音。請選擇符合會議性質與公司規範的記錄方式。

在會議中把決議說清楚

Teams 會議常常同時牽涉好幾條工作線。大家會提到某份文件、之前的一則訊息，或上週留下的問題。請說出專案名稱和正在討論的決定，並在進入下一個議題前把結論講明白。

如果團隊同意寄出修訂後的提案，請確認負責人、收件人和期限。如果某個前提條件還沒解決，就說出缺了什麼。這些細節讓待辦清單更實用，也減少會後再來回確認的時間。

Meeting.ai 的轉錄準確率為 95%，能辨識講者，支援 30 多種語言；中文部分支援華語（普通話）。分享前快速掃過人名、縮寫、金額和日期，就能讓紀錄更精確；需要原話時，完整逐字稿隨時都在。

把會議摘要和正式紀錄分開

會議摘要是讓同事快速跟上進度；正式會議紀錄則可能需要議程、出席人員、通過的決議和約定的審閱流程。發送之前，先決定你需要的是哪一種。不要讓一份摘要草稿被當成已核可的紀錄。

需要基本格式時，可以參考會議記錄範本。討論內容寫得簡短、客觀，決議的結果要寫清楚，包括會影響它的條件。如果決定取決於供應商報價，就把這個條件保留下來。

只有在有人確實接下任務時，才指定負責人。如果會議結束時還沒有人負責，就標示為「未指派」，再和團隊確認。

從核對過的紀錄起草交接文件

Meeting.ai 可以把會議內容變成可編輯的 PowerPoint 簡報、Word 文件、PDF，以及含即時公式的 Excel 試算表。把核對過的紀錄交給它，並說明讀者是誰。請它讓未解決的問題保持可見，而不是用猜測填滿。

指導委員會會議之後，可能需要一份給主管的簡短簡報，列出里程碑、風險和待決事項；團隊工作會議之後，試算表或文件可能更實用。寄出之前，請對照會議內容和相關資料檢查產出。

每場會議也會產生一頁式 Visual Note，適合說明計畫或主題之間的關係。請像檢查文字紀錄一樣，檢查圖上的標示、日期和順序；放不進圖的細節，就留在完整逐字稿裡。

讓紀錄成為下一次討論的起點

下一次議程從還沒完成的待辦事項開始。你可以向 Meeting.ai 詢問過去的會議，答案會附上來源會議的連結，幫你找回某個決議的來龍去脈。依賴它之前，也請確認後來的會議有沒有改變那項決定。

這樣一來，會議記錄的用處就不只在開會當天。清楚的紀錄給下一場會議一個明確的起點：已經同意什麼、什麼改變了、還有什麼需要答案。