會議記錄範本

複製這份會議記錄範本

選取下方區塊的文字，複製到文件中，再把每個方括號欄位換成實際內容。每項決議或待辦事項各寫一列，會議用不到的段落可以刪掉。這份範本單獨使用也沒問題。

會議記錄

會議名稱：[名稱與目的]
會議時間：[日期、開始與結束時間]
會議地點：[會議室或線上平台]
主　　席：[姓名]
記　　錄：[姓名]
出席人員：[姓名與職稱]
請假人員：[姓名，如有]
狀　　態：[草稿／已審閱／已核定]

一、上次會議待辦事項追蹤
事項：[工作內容]
負責人：[姓名]
狀態：[已完成／進行中／受阻]
進度說明：[有什麼改變]

二、討論事項：[議題]
討論摘要：[簡短、客觀的說明]
決議：[確切的決議內容，或「未決議」]
理由或條件：[相關背景]
待釐清問題：[仍需答案的事項]

三、待辦事項
工作：[具體的下一步]
負責人：[姓名，或「未指派」]
期限：[日期，或「待確認」]
前置條件：[需要先完成的事]

四、臨時動議
[議題與結果，如無則寫「無」]

五、下次會議
時間：[日期與時間，或「待確認」]
預定議題：[尚未完成的事項]

六、審閱
審閱人：[姓名]
修正內容：[修改了什麼]
核定日期：[日期，如需要]

散會時間：[時間]

讓決議單獨看也看得懂

讀者不必重建整場對話，就應該看懂這項決議。寫出主題和同意的結果；如果有條件會影響團隊下一步能做什麼，也要寫進去。「財務確認預算後再執行」和無條件通過，是完全不同的決議。

如果大家討論了某個選項卻沒有決定，就寫「未決議」，並說明還需要哪些資訊。避免讓一項提議讀起來像已經通過。會議記錄的價值，正在於分清楚「討論過」和「承諾了」。

正式會議請確認公司或單位是否要求記錄提案、表決、利益迴避或其他事項，並依需要在範本中加入欄位。這份通用範本是一般工作會議的起點，不能取代你所屬單位規定的流程。

讓待辦事項具體可執行

待辦事項必須是有人可以馬上開始的工作。「看一下預算」留下太多空白；「把修訂後的預算假設寄給專案負責人」則讓負責人清楚知道要做什麼。再加上同意的期限和前置條件。

不要只因為某人提到某個話題，就把任務指派給他。請和大家確認誰負責。如果會議中沒有約定負責人或期限，就照實寫下，會後再確認。

從錄音自動生成會議記錄草稿

Meeting.ai 可以用手機錄下實體會議，它的 Meeting Bot 也能加入 Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams。不想讓機器人入會時，把開著 App 的手機放在筆電旁即可。請告知與會者會錄音，並遵守這場討論適用的規範。

把逐字稿和會議記錄當作起草的素材。請 Meeting.ai 依議程整理會議記錄、把決議和待釐清問題分開，並保留未指派的待辦事項。它能產出可編輯的 Word 文件和 PDF，你可以用需要的格式審閱草稿。

發送之前先檢查

核對與會者姓名、日期、金額、決議和負責人。模稜兩可的地方請對照逐字稿，並請主席或與會者釐清。審閱完成前，文件請標示為「草稿」。

把會議記錄寄給該看的人，並把未完成的待辦事項帶進下一次議程。一份好的會議記錄，讓下一場會議從既有的紀錄開始，清楚看到哪些已經完成、哪些還需要處理。