Zoom 的 AI 會議記錄工具

開會前先設定好紀錄

把 Meeting Bot 派到 Zoom 會議連結，並確認它加入的是正確的那一場。如果主辦人負責讓人入場，請事先告知。待在等候室外的機器人錄不到任何討論，所以請在主要議程開始前確認它已經在會議裡。

告訴與會者這場對話會被錄音，並說明會議記錄的用途。遵守團隊的錄音規範和主辦人的要求。如果是客戶會議，先講好誰應該收到摘要，不要預設每個人都需要完整紀錄。

讓會議目的保持清楚。每週進度會議、業務探詢會議和設計檢討，需要的摘要都不一樣。一開始就說明目的，大家比較容易跟上討論，你會後檢查會議記錄時也有明確標準。

讓口頭討論更容易回顧

AI 會議記錄工具能留下大家說的話，但重點講得越清楚越好。團隊達成決議時，請大聲說出來；進入下一個議題前，確認負責人和期限。如果提議的期限還不確定，也要說出來。

例如，「美玲星期四寄出修訂後的範圍」比「那個我們盡快處理一下」更容易變成待辦事項。不要讓「那個」或「盡快」留給別人猜。這個習慣在任何人讀摘要之前，就已經讓會議變得更有效率。

Meeting.ai 的轉錄準確率為 95%，能辨識講者，支援 30 多種語言；中文部分支援華語（普通話）。請檢查結果裡的人名、產品名詞和數字。即使是支援的語言，聲音清楚、少打斷，細節也更容易被正確記下。

用有效率的順序閱讀會議記錄

先看結果：團隊有沒有做出決定、找到卡住的地方，或需要更多資訊？接著看待辦清單。最後，需要核對細節或了解討論為什麼轉向時，再回到逐字稿。

分享 Zoom 會議摘要前，先問自己這幾個問題：

1. 有寫出會議目的和結果嗎？
2. 已同意的決議和單純的提議有分開嗎？
3. 每項待辦事項的負責人都正確嗎？
4. 日期和金額都正確嗎？
5. 未回答的問題還看得到嗎？

一份簡短、核對過的摘要，比一長串提過的所有事情更好用。完整逐字稿則留給需要細節的人參考。

把會議變成大家用得上的文件

Zoom 規劃會議之後，你可能需要一份提案、一份給主管的進度更新，或下次會議要用的簡報。Meeting.ai 可以依會議內容起草可編輯的 Word 文件、PowerPoint 簡報、PDF，以及含即時公式的 Excel 試算表。請告訴它讀者是誰、要完成什麼。

例如，請它用會上同意的里程碑寫一份專案進度更新，並把尚未確定的費用另外列成一節。對照錄音內容和相關資料檢查結果。草稿不應該把一句隨口的話，變成承諾要交付的成果。

每場會議也會產生一頁式 Visual Note，把討論整理在一張圖上，適合讓團隊快速掃過流程、計畫或主題之間的關係。請檢查圖上的標示，並保留完整會議記錄給需要細節的人。

把紀錄帶進下一場會議

用還沒完成的待辦事項開啟下一次議程。你可以向 Meeting.ai 詢問過去的會議，答案會附上來源會議的連結，不必只靠記憶回想之前的決議。也請確認後來的討論沒有推翻先前的共識。

如果你這週也有在會議室面對面開的會，就用手機 App 錄音。檢查的習慣一樣：記下對話、核對重要事實，再用紀錄準備下一份工作。