用手機錄下實體會議，自動轉成逐字稿

先準備好會議室和與會者

告訴與會者你要錄音，並說明用途。遵守公司和這場討論適用的錄音規範。先講好誰會收到會議記錄，尤其是有客戶、面試者或敏感內部資訊的會議。

在大家開始前，打開手機上的 Meeting.ai 並確認錄音設定。留意電量是否撐得過整場討論。選一個麥克風聽得到所有人的位置；長桌一端的手機，聽附近的人可能很清楚，另一端的人卻模糊不清。

先錄一小段測試。請坐在對面的人用平常音量說一句話，再播放來聽。如果聽起來很遠，或背景噪音讓內容難以辨識，就移動手機。這個小檢查，比會後才發現錄音品質不佳有用得多。

錄下之後聽得懂的對話

開始時先說出會議目的和主要議題。討論熱烈時，請大家輪流發言。團隊達成決議時，連同負責人和期限再清楚說一次。

Meeting.ai 的轉錄準確率為 95%，能辨識講者，支援 30 多種語言；中文部分支援華語（普通話）。請檢查講者標示、人名和專業術語。實體會議的錄音可能有人插話、有人轉頭背對麥克風，或有旁人私下交談，這些地方值得多看一眼。

如果有人指著白板說「用第二個方案」，請把相關細節大聲說出來。錄音要能讓不在場的人看懂，才算完整。請 Meeting.ai 起草後續工作時，也一併提供相關資料。

錄完之後檢查會議記錄

趁討論還記憶猶新時閱讀摘要。先看決議和待辦事項：期限是否經過同意、負責人是否確實接下任務、未解決的問題是否保留下來。

需要確認某句話的原意時，就回到逐字稿。寫著「已核准」的地方，應該真的是核准，而不是建議或附條件的意見。發出正式紀錄前，請相關的人釐清模稜兩可的地方。

例行團隊會議可以使用簡單的檢查清單：

1. 確認會議目的和出席人員。
2. 檢查人名、數字和日期。
3. 把決議和仍在討論中的選項分開。
4. 確認負責人和期限。
5. 把檢查過的版本分享給該看的人。

把會議室裡的討論變成工作

Meeting.ai 可以依會議內容起草可編輯的 PowerPoint 簡報、Word 文件、PDF，以及含即時公式的 Excel 試算表。請它做出具體的產出：依同意的範圍寫客戶提案、給主管的專案進度更新，或用會上討論的數字做預算試算表。

對照會議紀錄和你提供的資料檢查產出。寄出前，請核對計算和承諾事項。如果某個數字還沒定案、某項任務還沒有負責人，就讓這些不確定的地方保持可見。

每場會議也會產生一頁式 Visual Note，把討論整理成一張圖，方便大家快速看懂流程、計畫或相關主題。讀者需要概覽也需要細節時，就把圖和完整紀錄一起提供。

依照你的工作習慣選擇錄音方式

手機錄音適合會議室討論、訪談和外出拜訪，反正你本來就帶著手機。偏好獨立裝置的人，可能比較適合專用的錄音硬體。線上會議則需要不同的設定：Meeting.ai 的機器人可以加入 Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams，也可以把手機放在筆電旁錄音。

在重要會議之前，先用你平常的會議室和說話方式試一次。評估完整的結果：錄音聽得清楚、逐字稿可用、會議記錄經過核對，而且後續文件能讓團隊直接採取行動。