AI가 대신 쓰는 회의록

기록마다 역할을 나누기

녹취록은 “누가 무슨 말을 했나?”에 답합니다. 회의 메모는 “우리가 알아야 할 것은 무엇인가?”에, 정식 회의록은 “회의에서 무엇을 결정했나?”에 답합니다. 세 가지가 모두 필요할 수 있지만 모양이 같을 필요는 없습니다. 대화 전체를 요약에 옮겨 붙이면 오히려 결정 사항을 찾기 어려워집니다.

회의록은 회의 목적과 결과로 시작하세요. 회의에 빠진 사람이 첫 단락만 읽어도 왜 중요한지 알 수 있어야 합니다. 세부 내용은 해당 주제 아래에 두고, 마지막에 할 일과 미해결 질문을 정리하면 다음 단계가 한눈에 보입니다.

주간 업무 회의라면 짧은 현황 단락, 결정 세 가지, 할 일 표면 충분할 수 있습니다. 고객 인터뷰라면 참여자의 경험을 더 자세히 적고 할 일은 줄어듭니다. 형식은 회의의 성격을 따라야 합니다.

기억해야 할 대화를 녹음하기

Meeting.ai는 휴대폰 앱으로 대면 회의를 녹음합니다. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams에는 Meeting Bot이 참여하고, 이미 가진 음성·영상 파일은 업로드하면 됩니다. 한국어를 포함한 30개 이상의 언어를 화자 구분과 함께 95% 정확도로 전사하며, 모든 회의에는 요약, 결정 사항, 할 일이 담긴 회의록과 한 장짜리 Visual Note가 생성됩니다.

녹음을 회의 준비의 일부로 만드세요. 무엇을 녹음할지 참석자에게 알리고, 마이크가 모두의 목소리를 듣는지 확인하고, 누가 기록을 받을지 정하세요. 온라인 회의라면 본 논의가 시작되기 전에 봇이 입장했는지 확인하세요.

녹음 품질은 회의록 품질로 이어집니다. 들리지 않은 문장은 녹취록에서도 살릴 수 없습니다. 회의실에서는 휴대폰을 참석자 가까이에 두고 불필요한 소음을 줄이세요. 대화 중 영어 용어나 제품명이 섞였다면 결과에서 표기를 한 번 더 확인하는 것이 좋습니다.

문장을 다듬기 전에 결정 사항부터 확인하기

일정, 예산, 이름, 범위, 약속처럼 누군가의 업무를 바꾸는 사실부터 확인하세요. 매끄러운 문장보다 정확한 문장이 더 쓸모 있습니다. 두 가지 안을 논의만 하고 고르지 않았다면 결정은 “미정”으로 남기세요.

빈칸을 추측으로 채우지 마세요. “다음 주”라고 했다면 담당자와 정확한 날짜를 확인하고, “그 보고서”라고 했다면 어떤 보고서인지 밝혀 두세요.

검토한 회의록을 업무로 넘기기

회의록을 바탕으로 회의가 필요로 하는 문서를 작성하세요. 기획 회의 후에는 제안서, 예산 검토 후에는 수식이 들어간 스프레드시트, 고객 미팅 후에는 합의한 다음 단계를 설명하는 짧은 발표 자료가 될 수 있습니다.

Meeting.ai는 회의 맥락으로 이런 결과물의 초안을 만듭니다. 대상과 목적을 분명히 알려 주세요. “오늘 결정 사항으로 임원 보고용 2쪽 문서를 쓰고, 미정인 비용은 따로 정리해 줘”가 “더 잘 정리해 줘”보다 훨씬 좋은 지시입니다.

한 장짜리 Visual Note는 논의를 공유하는 또 다른 방법입니다. 관계, 단계, 갈래를 한눈에 보여 줄 때 유용합니다. 라벨도 문장만큼 꼼꼼히 확인하고, 자세한 내용이 필요한 사람을 위해 전체 회의록을 함께 두세요.

다음 회의에서도 쓸모 있는 기록 만들기

다음 안건은 끝나지 않은 할 일과 미해결 질문으로 시작하세요. 모두에게 지난 대화를 기억해 내라고 하기보다, 그 사이 무엇이 바뀌었는지 물어보면 됩니다. Meeting.ai는 지난 회의 전체에 대한 질문에 출처 회의와 함께 답하므로 관련 맥락으로 바로 돌아갈 수 있습니다.

이 과정에서도 사람의 검토는 필요합니다. 기록은 무슨 일이 있었는지 확인하고 다음 행동을 정하는 데 쓰여야 하며, 불확실한 발언을 아무도 하지 않은 약속으로 바꿔서는 안 됩니다.