Microsoft Teams 회의록을 AI로 자동 작성

주최자와 회의 환경 확인하기

Meeting Bot을 Microsoft Teams 회의에 보내고 올바른 회의에 입장했는지 확인하세요. 보안 정책이 있는 회사라면 주최자가 입장을 관리하거나 허용되는 녹음 방식을 안내해야 할 수 있습니다. 안건이 시작되기 전에 확인해 두세요.

무엇을 녹음하고 회의록을 어떻게 쓸지 참석자에게 알리세요. 프로젝트 회의, 협력사 검토, 인사 관련 논의는 받아 볼 사람과 요건이 각각 다릅니다. 누가 요약을 받고 누가 전체 기록을 볼지 정하세요.

Meeting.ai의 봇은 Microsoft Teams, Zoom, Google Meet을 지원합니다. 음성·영상 파일 업로드와 휴대폰 앱을 이용한 대면 녹음도 가능합니다. 회의 성격과 회사 규정에 맞는 방식을 고르세요.

회의 중 결정을 분명히 말하기

Teams 회의에는 여러 업무가 섞이기 쉽습니다. 문서, 이전 메시지, 지난주 질문을 오가며 이야기하게 되죠. 프로젝트명과 논의 중인 결정을 말로 밝히고, 다음 주제로 넘어가기 전에 결론을 분명히 하세요.

수정 제안서를 보내기로 했다면 담당자, 받는 사람, 기한을 확인하세요. 해결되지 않은 의존성이 있다면 무엇이 빠졌는지 말하세요. 이런 세부 사항이 할 일 목록을 실용적으로 만들고 회의 후 확인 작업을 줄여 줍니다.

Meeting.ai는 한국어를 포함한 30개 이상의 언어를 화자 구분과 함께 95% 정확도로 전사합니다. 공유 전에 이름, 약어, 금액, 날짜를 빠르게 확인하면 기록이 정확해지고, 정확한 표현은 전체 녹취록에서 언제든 확인할 수 있습니다.

요약과 정식 회의록을 구분하기

요약은 동료가 내용을 따라잡는 데 쓰입니다. 정식 회의록에는 안건, 참석자, 승인된 결정, 합의된 검토 절차가 필요할 수 있습니다. 회의록을 돌리기 전에 어떤 문서가 필요한지 정하세요. 요약 초안이 승인된 기록으로 오해받아서는 안 됩니다.

기본 구조가 필요하면 회의록 양식을 활용하세요. 논의는 짧고 사실대로 적고, 결정의 결과와 그에 영향을 주는 조건을 함께 쓰세요. 협력사 견적에 따라 달라지는 결정이라면 그 조건을 남겨야 합니다.

담당자는 본인이 맡겠다고 한 경우에만 적으세요. 정해지지 않았다면 “미지정”으로 두고 팀과 정리하세요.

검토한 회의록으로 후속 업무 넘기기

Meeting.ai는 모든 회의에 회의록과 한 장짜리 Visual Note를 만들고, 회의 맥락으로 편집 가능한 PowerPoint, Word 문서, PDF, 수식이 살아 있는 Excel 스프레드시트를 작성합니다. 검토한 기록을 주고 대상 독자를 설명하세요. 미해결 질문은 추측으로 채우지 말고 그대로 보이게 해 달라고 요청하세요.

운영위원회 회의라면 마일스톤, 리스크, 필요한 결정을 담은 짧은 보고 자료가 될 수 있고, 실무 회의라면 스프레드시트나 문서가 더 유용할 수 있습니다. 보내기 전에 회의 내용과 원본 파일에 비춰 결과물을 검토하세요.

다음 논의에 기록 활용하기

다음 안건은 끝나지 않은 할 일로 시작하세요. Meeting.ai는 지난 회의 전체에 대한 질문에 출처와 함께 답하므로 결정의 배경을 바로 찾을 수 있습니다. 그 뒤 회의에서 합의가 바뀌지 않았는지도 함께 확인하세요.

이렇게 하면 회의록은 회의 당일 이후에도 쓸모가 있습니다. 명확한 기록은 다음 회의에 무엇이 합의됐고, 무엇이 바뀌었고, 무엇에 아직 답이 필요한지 구체적인 출발점을 줍니다.