Pembantu mesyuarat AI untuk keseluruhan mesyuarat

Sebelum: hadir dengan konteks yang betul

Persediaan selalunya bermaksud mencari apa yang diputuskan oleh pasukan kali lepas, membaca bahan latar dan menentukan soalan yang perlu dijawab. Berikan pembantu topik dan konteks yang sudah anda ada. Terangkan siapa yang akan hadir dan hasil yang anda perlukan.

Contohnya, minta taklimat tentang bakal pelanggan yang memisahkan maklumat bersumber daripada soalan yang perlu disahkan semasa panggilan. Atau minta agenda berdasarkan tindakan terbuka projek sebelumnya. Permintaan seperti ini menjadikan persediaan cukup khusus untuk disemak.

Meeting.ai boleh mendraf slaid dengan isi-isi utama, menyelidik individu atau syarikat yang terlibat, dan mengingat keputusan terdahulu. Jika mesyuarat berkaitan rancangan atau bajet, ia juga boleh menyediakan hamparan kerja dengan formula hidup. Semak angkanya sebelum menggunakan hamparan itu untuk membuat keputusan.

Semasa: simpan rekod perbincangan

Pembantu memerlukan konteks daripada perbualan sebenar. Meeting.ai merakam mesyuarat bersemuka melalui telefon atau pelayar dan menghantar Meeting Bot ke Zoom, Google Meet atau Microsoft Teams. Fail audio dan video sedia ada juga boleh dimuat naik.

Maklumkan kumpulan tentang rakaman dan semak susunan rakaman. Di bilik mesyuarat, kedudukan mikrofon penting. Dalam panggilan, pastikan bot telah masuk. Meeting.ai menyokong transkripsi dengan pengecaman penutur dalam 30+ bahasa, termasuk bahasa Melayu, tetapi bunyi yang jelas tetap memudahkan semakan rekod.

Kekal terlibat dalam perbincangan. Pembantu menyimpan perkataan, manakala anda memerhati ketidakpastian, perselisihan pendapat atau keputusan yang perlu dinyatakan dengan lebih jelas. Sebelum menamatkan mesyuarat, ulang tindakan penting dengan nama pemilik dan tarikh akhir.

Selepas: minta kerja yang diperlukan oleh mesyuarat

Ringkasan berguna apabila seseorang perlu mengikuti perkembangan. Namun ia mungkin bukan output akhir yang timbul daripada mesyuarat. Sesi perancangan boleh berakhir dengan keperluan untuk slaid, analisis, cadangan atau laporan. Mesyuarat jabatan pula mungkin memerlukan minit rasmi. Minta output itu menggunakan rekod mesyuarat yang telah disemak.

Meeting.ai boleh menghasilkan persembahan PowerPoint, dokumen, PDF, hamparan, taklimat audio dan Visual Note yang boleh disunting. Arahan yang berguna mengaitkan format dengan tujuan: “Draf cadangan susulan menggunakan skop yang dipersetujui, dan senaraikan soalan harga yang belum selesai secara berasingan.”

Baca draf seperti penerima sebenar akan membacanya. Semak sama ada latar belakangnya cukup, sama ada tindakan seterusnya jelas, dan sama ada setiap komitmen sepadan dengan apa yang dipersetujui. Buang andaian yang berbunyi seperti fakta muktamad.

Bawa konteks dari satu mesyuarat ke mesyuarat seterusnya

Memori mesyuarat Meeting.ai, Memo, menyimpan konteks tentang keutamaan, keputusan, individu dan fail merentas mesyuarat. Anda boleh bertanya apa yang berubah, soalan mana yang masih terbuka, atau mengapa pasukan memilih satu pilihan berbanding yang lain. Jawapan boleh merujuk kembali kepada sumbernya.

Gunakan ini untuk menyediakan susulan yang fokus. Jika pembekal berjanji menghantar jadual yang disemak semula, bawa janji itu ke agenda seterusnya. Jika pasukan menangguhkan keputusan sementara menunggu penyelidikan, minta maklumat yang tiada sebelum membuka semula perbincangan. Rekod berguna apabila ia mengubah cara anda bersedia.

Uji pembantu dengan minggu kerja biasa

Cuba urutan lengkap: bersedia untuk satu mesyuarat, rakam mesyuarat itu, semak nota, kemudian draf satu kerja susulan sebenar. Nilai pembantu berdasarkan peralihan antara langkah-langkah tersebut. Transkrip yang mudah dibaca sahaja tidak menunjukkan sama ada cadangan yang terhasil berguna.

Semak juga kesesuaian praktikal. Adakah kaedah rakaman sesuai dengan mesyuarat anda? Adakah bahasa kerja anda disokong, dan bagaimana hasilnya jika mesyuarat bertukar antara bahasa Melayu dan Inggeris? Apakah had rakaman dan penggunaan bagi akaun anda? Pelan Meeting.ai merangkumi peruntukan Coin bulanan. Pilih berdasarkan minggu sebenar anda dan output yang perlu anda serahkan.