AI note taker untuk Zoom

Siapkan perekaman sebelum rapat dimulai

Kirim Meeting Bot ke tautan rapat Zoom dan pastikan bot masuk ke sesi yang dimaksud. Beri tahu host lebih dulu jika mereka yang mengatur izin masuk. Bot yang tertahan di ruang tunggu tidak bisa merekam diskusi, jadi pastikan bot sudah hadir sebelum agenda utama dimulai.

Beri tahu peserta bahwa percakapan akan direkam dan jelaskan bagaimana notulennya akan dipakai. Ikuti aturan perekaman tim Anda dan ketentuan penyelenggara. Untuk rapat dengan klien, sepakati siapa yang akan menerima ringkasan, alih-alih menganggap semua orang butuh catatan lengkap.

Jaga tujuan rapat tetap jelas. Rapat status mingguan butuh rekap yang berbeda dari rapat penjajakan dengan calon klien atau tinjauan desain. Menyebutkan tujuan di awal membantu peserta mengikuti diskusi dan memberi Anda patokan yang jelas saat memeriksa notulen.

Buat diskusi lisan lebih mudah diperiksa

AI note taker bisa menyimpan kata-kata, tetapi akan lebih membantu jika peserta menyampaikan poin penting dengan jelas. Ucapkan keputusan saat kelompok mencapainya. Pastikan penanggung jawab dan tenggat tugas sebelum pindah topik. Jika tenggat yang diusulkan masih belum pasti, sebutkan juga.

Misalnya, “Dewi mengirim lingkup revisi hari Kamis” jauh lebih mudah diubah menjadi tugas daripada “nanti kita kirim secepatnya, ya”. Jangan biarkan arti “itu” atau “secepatnya” ditebak-tebak. Kebiasaan ini membuat rapat lebih baik bahkan sebelum ada yang membaca rekapnya.

Meeting.ai mentranskripsikan dengan identifikasi pembicara dalam 30+ bahasa, termasuk Bahasa Indonesia. Periksa nama, istilah produk, dan angka di hasilnya. Suara yang jelas dan interupsi yang sedikit membuat detail itu lebih mudah tertangkap, meskipun bahasa rapatnya didukung.

Baca notulen dengan urutan yang berguna

Mulailah dari hasilnya. Apakah tim memutuskan sesuatu, menemukan hambatan, atau meminta informasi tambahan? Lalu tinjau daftar tugas. Terakhir, gunakan transkrip saat Anda perlu memeriksa detail atau memahami mengapa diskusi mengarah ke suatu hal.

Ajukan pertanyaan ini sebelum membagikan rekap Zoom:

1. Apakah rekap menyebutkan tujuan dan hasil rapat?
2. Apakah keputusan yang disepakati terpisah dari usulan?
3. Apakah setiap tugas punya penanggung jawab yang tepat?
4. Apakah tanggal dan angkanya benar?
5. Apakah pertanyaan yang belum terjawab tetap terlihat?

Rekap singkat yang sudah diperiksa lebih mudah dipakai daripada daftar panjang berisi semua hal yang disebut. Simpan transkrip lengkap sebagai konteks pendukung bagi yang membutuhkannya.

Ubah rapat menjadi dokumen yang bisa dipakai

Setelah rapat perencanaan di Zoom, Anda mungkin butuh proposal, laporan untuk sponsor, atau deck untuk rapat berikutnya. Meeting.ai bisa menyusun dokumen Word, presentasi PowerPoint, PDF, dan spreadsheet Excel yang bisa diedit dari konteks rapat. Berikan audiens yang dituju dan tugas yang spesifik.

Misalnya, minta laporan perkembangan proyek yang memakai tonggak waktu yang disepakati dan memisahkan biaya yang belum disepakati ke bagian tersendiri. Periksa hasilnya terhadap rekaman dan file pendukung. Draf tidak boleh mengubah komentar sambil lalu menjadi janji yang harus dipenuhi.

Setiap rapat juga mendapat Visual Note satu halaman. Formatnya berguna saat tim perlu membaca proses, rencana, atau hubungan antartopik sekilas. Periksa labelnya dan tetap sediakan notulen lengkap untuk detail.

Bawa catatan ke rapat berikutnya

Gunakan tugas yang belum selesai untuk membuka agenda berikutnya. Meeting.ai bisa menjawab pertanyaan tentang rapat sebelumnya beserta tautan ke rapat sumbernya, jadi Anda bisa kembali ke keputusan lama tanpa mengandalkan ingatan. Pastikan diskusi setelahnya tidak menggantikan kesepakatan lama.

Jika minggu Anda juga berisi rapat tatap muka, rekam dengan aplikasi Meeting.ai di ponsel. Kebiasaan pemeriksaannya tetap sama: rekam percakapan, periksa fakta penting, dan gunakan catatan untuk menyiapkan pekerjaan berikutnya.